13 Kompetensi Penting Untuk Penanggung Jawab Mutu Laboratorium

Ingin mempunyai kompetensi sebagai Penanggung Jawab Mutu Laboratorium?

Penangung jawab mutu laboratorium, sering juga disebut sebagai Manager Mutu , Quality Manager atau Quality Assurance Manager adalah salah satu posisi penting di laboratorium yang memberikan jaminan bahwa analisa di laboratorium berlangsung dengan benar sesuai persyaratan.

Berikut adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh penanggung jawab mutu berdasarkan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 347 tahun 2015 tentang Penetapan Standar Kerja Kompetensi Nasional (SKKNI) bidang jasa pengujian laboratorium.

1. Menerapkan dan memantau praktek kerja ramah lingkungan

A. Menginvestigasi praktek yang ada dalam hubungannya dengan penggunaan sumber daya

  • Mengidentifikasi peraturan lingkungan yang diterapkan di perusahaan
  • Mengakses prosedur untuk kepatuhan dengan peraturan lingkungan
  • Mengumpulkan informasi pada sistem dan prosedur lingkungan dan efisiensi sumber daya, dan memberikan kepada kelompok kerja yang tepat.
  • Mengukur dan merekam penggunaan sumber daya yang ada oleh anggota kelompok kerja
  • Menganalisa proses kerja yang ada untuk mengakses informasi dan data serta mendukung pengidentifikasian area untuk perbaikan

B. Menetapkan target untuk peningkatan

  • Menggali masukan dari pihak pihak berkepentingan, personil utama dan tenaga ahli
  • Mengakses sumber informasi dan data eksternal sesuai kebutuhan
  • Mengevaluasi solusi alternatif untuk isu lingkungan
  • Menetapkan target efisiensi

C. Menerapkan strategi peningkatan kinerja

  • Menyediakan teknik/peralatan untuk membantu pencapaian target
  • Menerapkan strategi peningkatan secara berkelanjutan untuk tanggung jawab area kerja sendiri dan ide serta solusi yang mungkin untuk kelompok kerja dan manajemen dikomunikasikan
  • Mengintegrasikan dan menerapkan rencana peningkatan efisiensi sumber daya dan lingkungan untuk kelompok kerja sendiri dengan kegiatan operasional lain
  • Menggali dan menindaklanjuti saran dan pendapat mengenai manajemen lingkungan dan efisiensi sumber daya dari pemangku kepentingan
  • Menerapkan strategi pembiayaan untuk aset lingkungan yang sanga bernilai

D. Memantau Kinerja

  • Mendokumnetasikan hasil dan laporan pencapaian target dan mengkomunikasikannya kepada personil utama dan pemangku kepentingan
  • Mengevaluasi strategi
  • Menetapkan dan menginvestigasi dan menerapkan target baru, peralatan dan strategi baru.
  • Mempromosikan, jika dimungkinkan, stategi kesuksesan dan pelaksana diberi penghargaan.

2. Mengembangkan dan memelihara dokumen laboratorium

A. Mengidentifikasi kebutuhan/kekurangan dokumen

  • Mengevaluasi dokumen yang berlaku untuk mengidentifikasi bagain mana dokumen yang dibutuhkan atau bagian dari dokumen mana yang masih kurang
  • Menganalisis peluang pengembangan dan mendiskusikan dengan personil yang tepat untuk menilai pemenuhan persyaratan yang tepat

B. Mengembangkan atau merevisi dokumen

  • Menspesifikasi kebutuhan dokumen dan Mengatur atau menetapkan prioritas tujuan
  • Menganalisis dokumen/rekaman yang ada sesuai dengan persyaratan yang ditentukan
  • Mengembangkan atau mengubah konsep sesuai dengan persyaratan kaji ulang
  • Memberikan dokumen ke personil yang sesuai untuk di kaji ulang
  • Merevisi dokumen untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan atau kekurangan dalam identifikasi awal dan persyaratan kaji ulang
  • Menarik dokumen yang kadaluarsa menerbitkan dokumen baru sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen

C. Menerapkan dan mengevaluasi dokumen baru

  • Mensosialisasi dokumen baru/revisi kepada setiap personil untuk memastikan penerapan prosedur baru
  • Memantau dan mengevaluasi penerapan dari dokumen baru/revisi, mengubah dokumen atau melaksanakan pelatihan jika diperlukan.

3. Mengelola dan mengembangkan team

A. Meningkatkan efektivitas team

  • Mendefinisikan dan mengkomunikasikan tujuan dan peran team secara jelas.
  • Meningkatkan rasa saling menghargai terhadap anggota team melalui pemberian pelatihan disertai dengan contoh.
  • Mendapatkan partisipasi yang seimbang dalam diskusi dan kegiatan.
  • Menegosiasikan fungsi kerja untuk menyeimbangkan tujuan team,persyaratan pekerjaan dan kekuatan anggota team, pengalaman, gaya kerja dan tujuan karir.
  • Menerapkan dan Mengimplementasikan proses penyelesaian konflik yang efektif dengan adil.
  • Menciptkan hubungan yang efektif antara manajemen senior, team lain dan team kerja.
  • Mengembangkan jejaring kerja untuk berbagi pengalaman, keahlian dan sumber daya.

B. Mengidenfikasi dan mengembangkan pontensi individu

  • Menilai kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota team berdasarkan persyaratan kinerja yang disepakati, dan pilihan pelatihan serta mengidentifikasi pilihan pelatihan serta pengembangan konsultasi bersama anggota team.
  • Memberikan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan melalui alokasi / rotasi tugas dan fungsi kerja.
  • Mendorong untuk berbagi pengetahuan dan keterampilan melalui pelatihan, bimbingan dan pendampingan.

C. Memantau kinerja individu dan team

  • Mengkaji ulang kinerja setiap anggota team secara rutin dengan masing-masing individu.
  • Mengakui pencapaian dan menangani masalah melalui kinerja.
  • Memberikan umpan balik yng membangun terhadap kinerja team dan anggot team.
  • Merekam informasi yang berkaitan dengan kinerj individu sesuai dengan prosedur perusahaan/peraturan perundangan.

4. Mengawasi operasional laboratorium dalam area kerja/fungsional

A. Memantau dan mengarahkan praktek kerja dalam area fungsional

  • Memastikan personel telah mengikuti prosedur , peraturan dan standar yang tepat
  • Mengkonfirmasi seluruh pekerja teknis telah melaksanakan sesuai dengan standar (SOP) dan jadwal yang sesuai.
  • Memastikan telah memeriksa,menyusun dan mendistribusikan hasil/data sesuai dengan persyaratan perusahaan.
  • Memantau kesesuaian prosedur pengujian dan pengambilan contoh untuk pengendalian mutu .
  • Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang kompleks dengan menggunakan pemecahan masalah yang disepakati dan melakukan tindakan pencegahan agar tidak terulang.

B. Mengatur personel dalam area kerja

  • Mengembangkan dan mengkoordinasi daftar nama untuk menyeimbangkan persyaratan pekerjaan, efisiensin laboratorium dan kesempatan pengembangan keterampilan.
  • Memberdayakan kelompok / team kerja dalam penanganan masalah teknis dan alur kerja serta menyarankan perbaikan.
  • Menyediakan pelatihan dan bimbingan untuk mendukung personel yang memiliki kesulitan dalam memenuhi target kinerja atau penggunaan sumber daya.
  • Membangun dan memelihara komunikasi yang efektif dengan semua personel untuk menjamin kelancaran dan efisiensi kegiatan operasional.

C. Menetapkan kebutuhan sumber daya dan anggaran operasional

  • Mengumpulkan dan menganalisis informasi sumber daya melalui konsultasi dengan personel yang tepat.

5. Menjaga registrasi dan undang undang atau hukum kepatuhan di area kerja fungsional

A. Menginterpretasikan dan mengkomunikasikan undang-undang, norma dan standar yang berlaku

  • Memelihara pengetahuan dari persyaratan yang sedang berlaku saat ini dan persyaratan baru yang berdampak pada pekerjaan / area fungsional.
  • Mendistribusikan informasi yang jelas mengenai peran serta tanggung jawab team dan individu untuk memelihara kepatuhan terhadap undang-undang atau hokum di laboratorium.
  • Menjelaskan implikasi dari ketidaksesuaian untuk semua personil dalam lingkungan kerja.

B. Memastikan bahwa praktek kerja memenuhi persyaratan kepatuhan

  • Merencanakan praktek kerja untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perizinan, registrasi, persyaratan etika atau akreditasi yang relevan.
  • Memastikan sistem kalibrasi telah di terapkan untuk memenuhi persyaratan ketertelusuran.
  • Memastikan prosedur pengujian telah diterapkan sehingga metode dan peralatan sesuai untuk tujuan penggunaan.
  • Menerapkan sistem untuk memastikan keakuratan alat ukur.
  • Memberikan anggotan team pengayaan melalui pelatihan dan pendampingan untuk mengelola tanggung jawab anggota team.

C. Memantau,menganalisis, mengatur dan  melaporkan kinerja

  • Memastikan,mengidentifikasi, memperbaiki dan melaporkan segera terkait masalah actual dan potensial untuk memastikan kepatuhan di tempat kerja.
  • Menganalisis dan mengawasi kegiatan sehingga minim potensi ketidakpatuhan.
  • Merekomendasikan strategi kepada personil yang ditunjuk untuk meningkatkan kepatuhan
  • Memastikan telah menginformasikan kepada individu/team tentang prosedur baru atau prosedur yang ditingkatkan.
  • Memelihara sistem, catatan dan prosedur pelaporan sesuai dengan undang-undang dan perizinan, pendaftaran,etika atau persyaratan akreditasi dan prosedur kerja

6. Memelihara sistem mutu dan proses peningkatan secara berkelanjutan didalam lingkungan kerja

A. Mengembangkan dan memelihara kerangka mutu dalam lingkungan kerja

  • Mendistribusikan dan menjelaskan informasi mengenain sistem mutu perusahaan kepada personil.
  • Memberi motivasi kepada personil untuk berpartisipasi dalam proses peningkatan serta memikul tanggung jawab dan kewenangan.
  • Mengalokasikan tanggung jawab terhadap mutu dalam lingkungan kerja sesuai dengan sistem mutu.
  • Menyediakan pedampingan dan pelatihan untuk memastikan bahwa personil dpat memenuhi tanggung jawab dan persyaratan mutu.

B. Memelihara dokumentasi mutu

  • Mengidentifikasi dokumen mutu yang dipersyaratkan, termaksud rekaman inisiatif dan rencana peningkatan.
  • Menyiakan dan memelihara dokumen mutu dan menjaga rekaman data agar tetap akurat.
  • Menjaga sistem pengendalian dokumen untuk lingkungan kerja.
  • Memberikan kontribusi terhadap pengembangan dan revisi panduan mutu serta instruksi kerja untuk lingkungan kerja.
  • Mengembangkan dan menerapkan inspeksi dan perencanaan pengujian untuk di control mutunya.

C. Menyediakan pelatihan dalam sistem mutu dan proses peningkatan

  • Menganalisa fungsi, tugas dan kompetensi terkini dari personil yang terkait.
  • Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan terkait sistem dan proses peningkatan secara berkelanjutan.
  • Mengidentifikasi peluang untu pengembangan keahlian atau program pelatihan untuk memenuhi kebutuhan.
  • Menginisiasi dan memantau program pelatihan dan pengembangan keahlian.
  • Memelihara rekaman pelatihan agar tetap akurat.

7. Melaksanakan dan memantau sistem manajemen K3 dan lingkungan

A. Menerapkan persyaratan sistem manajemen K3 dan lingkungan

  • Memastikan tugas dan tanggung jawab K3 dan lingkungan terdokumentasi serta proses akuntabilitas berjalan sebagaimana mestinya.
  • Memastikan prosedur dan kebijakan K3 dan lingkungan terdokumentasi dan dokumen tersebut dapat diakses oleh seluruh personil yang bersangkutan
  • Memastikan implikasi dan perubahan diusulkan ke sistem manajemen K3 dan lingkungan teridentifikasi dan tertangani
  • Mengenali keterbatasan keahlian professional dan berkonsultasi dengan tenaga ahli jika diperlukan

B. Menerapkan dan memelihara pengaturan partisipatif untuk pengelolaan K3 dan Lingkungan

  • Menerapkan dan memelihara proses partisipatif bersama dengan karyawan dan perwakilan mereka sesuai dengan undang undang K3 dan standar industri
  • Menyediakan informasi kepada karyawan dalam format yang mudah diakses dan dipahami
  • Menangani isu yang diangkat melalui keikutsertaan ,konsultasi , menyelesaikan dengan segera dan efektif
  • Menyediakan informasi dan konsultasi tentang hasil dari keikutsertaan kepada karyawan

C. Menerapkan dan memelihara proses manajemen risiko K3 dan Lingkungan

  • Memastikan pelaporan bahaya , kecelakaan dan cedera serta proses penyelidikannya berjalan semestinya agar dapat memenuhi persyaratan tindakan pencegahan dan perundang-undangan
  • Menerapkan proses identifikasi bahaya dan kajian risiko
  • Memastikan pengendalian risiko dan prosedur khusus bahaya pengendalian risiko yang sesuai dengan peraturan dan hirarki kontrol

D. Menerapkan dan memelihara program pelatihan K3 dan lingkungan

  • Menilai kebutuhan pelatihan untuk workgroup dengan memperhitungkan persyaratan legislatif, kebijakan dan prosedur internal, ketrampilan kelompok kerja dan persyaratan pengendalian risiko.
  • Mengembangkan dan menerapkan program pelatihan untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan karyawan akan pelatihan K3 dan lingkungan
  • Berkoordinasi dengan tenaga ahli K3 dan lingkungan yang relevan

E. Menerapkan dan memelihara sistem untuk rekaman

  • Mengidentifikasi dan memenuhi persayaratan hukum untuk pemeliharaan rekaman
  • Mengidentifikasi dan mengakses sumber informasi K3
  • Memastikan rekaman lengkap, terkumpul dan tersimpan dengan akurat

F. Mengidentifikasi area untuk peningkatan sistem

  • Mengumpulkan data dan informasi untuk mengevaluasi sistem manajemen
  • Menganalisa data dan informasi untuk mengidentifikasikan area untuk peningkatan
  • Mengkonsultasikan dengan para pemangku kepentingan, personil kunci dan penasehat ahli
  • Mendokumentasikan dan mengkomunikasikan hasil analisis kepada pemangku kepentingan dalam format yang mudah dipahami
  • Mengenali keterbatasan keahlian dan mencari masukan yang tepat

G. Menginisiasi dan memelihara peningkatan sistem

  • Menentukan prioritas dalam berkonsultasi dengan pemangku kepentingan
  • Mengembangkan rencana K3 dan lingkungan dalam berkonsultasi dengan para pemangku kepentingan
  • Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk penerapan rencana
  • Memantau pencapaian rencana kinerja
  • Memantau efektifitas perubahan sistem manajemen secara berkesinambungan bersama stakeholder

8. Melaksanakan audit internal terhadap sistem mutu

A. Mempersiapkan audit internal

  • Menentukan luang lingkup dan uraian persyaratan dari audit yang direncanakan ditentukan melalui analisa secara ringkas.
  • Mengidentifikasikan prosedur dan/atau lingkungan kerja yang akan diaudit dan mengumpulkan dokumen yang terkait.
  • Memberi penjelasan, tugas dan tanggung jawab kepada personil yang terkait.
  • Mengembngkan rencana audit secara terperinci dan mengkonsultasikan dengan personil yang terkait.
  • Mengembangkan checklist untuk mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian.

B. Melaksanakan audit

  • Melakukan penjelasan terhadap kompenen sistem mutu dan lingkungan kerja yang akan diaudit
  • Melakukan kerjasama dengan personil yang terkait untuk memaksimalkan peningkatan dan kepemilikan proses audit yang berkelanjutan.
  • Mengumpulkan bukti yang cukup untuk mengidentifikasi aspek-aspek ketidaksesuaian dari sistem mutu.
  • Menganalisa bukti-bukti untuk mengidentifikasi tindakan perbaika yang sesuai

9. Mengevaluasi dan memilih metode  dan atau prosedur pengujian yang sesuai

A. Menentukan karakterisik contoh dan persyaratan pengujian

  • Mengkonfirmasi metode dan atau pengujian untuk dievaluasi atau dipilih
  • Memeriksa dokumen contoh dan atau mengkonsultasikannya dengan pemasok contoh untuk menentukan sifat contoh
  • Mengidentifikasi karakteristik contoh yang dapat mempengaruhi persyaratan pengujian
  • Menentukan persyaratan pengujian dan kesesuaiannya dengan Standar Operasional Procedure (SOP) yang telah ada

B. Mengevaluasi metode dan atau prosedur pengujian yang memungkinkan

  • Mengidentifikasi kesesuaian standar, bahan acuan, metode dan atau prosedur pengujian
  • Menilai kesesuaian standar, bahan acuan, metode dan atau prosedur pengujian yang ada dengan persyaratn pengujian
  • Mengidentifikasi risiko lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja
  • Mengidentifikasi kebutuhan peralatan, instrumen yang spesifik, dan atau fasilitas khusus
  • Mengestimasi kebutuhan bahan, personil dan pelatihan

C. Merekomendasikan metode dan atau prosedur pengujian yang sesuai

  • Memilih metodologi uji sesuai dengan persyaratan pengujian dan sumber daya yang tersedia
  • Mengidentifikasi perubahan pada SOP sebelum menggunakan metode dan atau prosedur yang dipilih
  • Merekomendasikan metode dan atau prosedur yang dipilih kepada personil yang tepat dan dimintakan persetujuannya untuk dilaksanakan

D. Menetapkan dan mendokumentasikan metode dan atau prosedur yang dipilih

  • Mengunakan standar dan atau bahan acuan untuk metode dan atau prosedur pengujian
  • Melaksanakan pengujian untuk memverifikasi kinerja metode dan atau prosedur, satandar dan refference material
  • Menganalisis Pengukuran dan estimasi ketidakpastian
  • Menentukan ketertelusuran hukum dan pengembangan chain of custody yang sesuai jika diperlukan

10. Berkontribusi dalam validasi metode pengujian

A. Mengkonfirmasi peralatan, termasuk sistem computer, telah memenuhi syarat dan divalidasi

  • Mengkonfirmasi ketersediaan edisi terbaru dari spesifikasi pabrik dan instruksi kerja operasi.
  • Mengkonfirmasi proses instalasi peralatan agar sesuai dengan spesifikasi pabrik.
  • Menyesesuaikan ketersediaan instruksi kerja peralatan terhadap spesifikasi rancangan pabrik.
  • Memverifikasi kesesuaian kalibrasi peralatan terhadap standar.
  • Mengkonfirmasi validasi peralatan sistem komputer.
  • Mengkonfirmasi tingkat keberterimaan hasil ketidakpastian pengukuran.

B. Memvalidasi metode uji sesuai dengan protocol yang benar

  • Mengembangkan protocol validasi pengujian berdasarkan hasil konsultasi dengan personil yang tepat.
  • Memastikan protocol telah disetujui oleh personil yang tepat.
  • Memvalidasikan metode pengujian sesuai dengan protokol validasi

C. Mengevaluasi dan merekam hasil

  • Mengevaluasi hasil validasi untuk konfirmasi kesesuaian metode pengujian.
  • Menyetujui rekomendasi evaluasi oleh personil yang tepat.
  • Mencatat dan menyimpan rekaman hasil validasi.
  • Menerbitkan metode yang tervalidasi sesuai dengan prosedur perusahaan.
  • Mengevaluasi dan mencatat secara cepat kebutuhan pelatihan staf.
  • Merekomendasikan pembaharuan dokumen terkait sebagai hasil validasi.

11. Memberikan informasi kepada pelanggan

A. Menilai permintaan untuk informasi dan/atau saran

  • Mengklarifikasi dan mengkonfirmasi sumber, sifat, dan prioritas permintaan.
  • Mengarahkan permintaan kebagian yang terkait, departemen atau personel, jika sesuai.
  • Merekam penerimaan permintan sesuai dengan prosedur perusahaan.

B. Mempersiapkan tanggapan

  • Mencari dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan .
  • Memutuskan untuk mencari atau membuat informasi yang tidak tersedia dengan mempertimbangkan prioritas dan biaya terkait.
  • Meminta persetujuan / wewenang yang diperlukan sebelum diteruskan.

C. Menyediakan informasi dan/atau saran

  • Memastikan informasi akurat, relevan dan sesuai dengan persyaratan perusahaan/perundangan.
  • Memberikan informasi tentang perkembanagan kepada pelanggan ketika tidak dapat segera menjawab.
  • Memberitahukan personil terkait mengenai permintaan dan tanggapan sesuai dengan prosedur perusahaan.
  • Menggunakan metode komunikasi yang paling tepat dengan mempertimbangkan prioritas, biaya dan fasilitas pelanggan.
  • Memberikan informasi dengan format yang paling sesuai untuk pelanggan.
  • Memeriksa tanggapan apakah memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengambil tindakan yang tepat jika diperlukan.
  • Melayani pelanggan dengan sopan, efisien, dan tepat, serta sesuai dengan prosedur prusahaan.

12. Membuat jadwal kerja laboratorium untuk tim kecil

A. Menentukan persyaratan kerja dan sumber daya laboratorium

  • Menentukan dan memprioritaskan kebutuhan untuk pelayanan laboratorium di area kerja untuk periode perencanaan.
  • Mengakses dan memverifikasi informasi pada order/permintaan pelayananan, persediaan dan pengiriman.
  • Menentukan personil, bahan dan peralatan yang diperlukan untuk layanan pengiriman

B. Mengembangkan jadwal dengan konsultasi bersama personil yang terkait

  • Menyiapkan jadwal yang memenuhi kebutuhan layanan dan menyelaraskan pemanfaatan sumber daya yang tersedia dengan peluang pengembangan keterampilan.
  • Mendistribusikan dan memastikan jadwal kerja untuk team atau personil yang tepat.

C. Memantau jadwal

  • Memantau alur kerja dan output terhadap penyimpangan atau potensi gangguan.
  • Mengidentifikasi kemungkinan penyebab penyimpangan dan mendiskusikan dengan personil senior

D. Menyesuaikan jadwal dengan konsultasi bersama personil senior

  • Menyesuaikan jadwal sebagai tanggapan variasi kegiatan.
  • Memelihara dan menegosiasi ulang sesuai dengan persyaratan kerja.
  • Memperbarui dan mendistribusikan jadwal yang didokumentasikan dengan personil yang tepat.

13. Memantau mutu hasil dan data pengujian 

A. Memverifikasi akurasi data dan rekaman teknis

  • Mengumpulkan dan menyusun semua berkas data dan rekaman teknis pengujian atau jenis produk atau projek yang relevan untuk interval waktu yang ditentukan.
  • Menginspeksi rekaman data untuk memeriksa integras pemasukan data, perubahan, pemindahan dan kalkulasi data.
  • Mengkonfirmasi rekaman teknis mengenai isi informasi yang cukup untuk penelusuran audit bagi pengujian yang terkait.

B. Menilai mutu data/ hasil

  • Menggunakan grafik / table untuk menentukan data/ hasil masuk dalam batasan yang ditentukan.
  • Menganalisa kecenderungan data dan hasil untuk blanko, duplikasi dan/atau pengecekan contoh untuk mendeteksi ketidakpastian yang sistematis.
  • Menggunakan uji statistic dan prosedur perusahaan untuk memeriksa keberterimaan data.
  • Memeriksa estimasi ketidakpastian apakah sudah sesuai dan konsisten dengan metode pengujian, permintaan pelanggan atau spesifikasi produk.
  • Mengidentifikasi hasil yang tidak sesuai dengan rekaman teknis dan/atau hasil yang diharapkan.

Demikian informasi yang bisa kami berikan tentang 13 kompetensi penting untuk penanggung jawab mutu laboratorium. Jika ada informasi lain yang dibutuhkan, silahkan menghubungi kami via e-mail di [email protected]

Leave a reply