Pelajari bagaimana cara membuat SOP laboratorium yang efektif untuk menjaga keberlangsungan operasi, menjamin kesesuaian dan meningkatkan pelatihan personil laboratorium dengan panduan ini.
Manfaat laboratorium dapat men okumentasikan kegiatan adalah untuk melakukan dan menyelesaikan aktifitas, terutama aktifitas yang sangat penting dan sering dilakukan. Dokumentasi kegiatan yang dilaksanakan di laboratorium dituangkan salah satunya dalam bentuk SOP. Standar Operational Procedure (SOP) adalah alat bantu yang sangat pentinguntuk memandu personil melakukan dan menyelesaikan aktivitas ini secara benar dan efisien serta menjadi bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang efektif. Standar Operational Procedure memungkinkan kita melakukan pelatihan personil untuk aktifitas baru dan meningkatkan kesesuaian di laboratorium dengan lebih cepat.
Standar Operational Procedure mendokumentasikan aktivitas kegiatan di laboratorium. Kegiatan ini biasanya dibagi atas 2 kegiatan utama, yaitu :
1. Proses analisis atau ilmiah, misalnya :
- Bagaimana mengukur pH pada contoh uji air
- Bagaimana melakukan analisis menggunakan chromatography cair
- Bagaimana mengoperasikan instrument Fourier Transform Infrared (FTIR)
2. Persyaratan mutu laboratorium, misalnya
- Bagaimana melakukan kalibrasi flow rate pada High Performance Liquid Chromatography (HPLC)
- Bagaimana melakukan pengukuran ketidakpastian
- Bagaimana melakukan validasi pada metode analisis
Kunci pada pembuatan SOP yang efektif adalah mendokumentasikan semua langkah dengan jelas untuk menyelesaikan aktifitas dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh pengguna. Salah satu yang bisa dilakukan adalah memberi kesempatan personil baru untuk mencatat langkah langkah aktifitas ketika staff yang sudah berpengalaman sedang melakukan. Jadikan catatan tersebut sebagai draft SOP untuk kemudian disempurnakan dengan diskusi dan tanya jawab terkait aktivitas tersebut.
8 Langkah Penyusunan Dokumen SOP
Menentukan tujuan pembuatan SOP
Paragraf pertama dari dokumen harus menyatakan dengan jelas apa langkah langkah yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan dan kenapa prosedur ini harus diikuti. Langkah ini termasuk memastikan prosedur yang ditulis ini benar sesuai standar.
Menulis Judul dengan tepat
Judul SOP harus dibuat dengan sederhana dan tepat sasaran. Judul ini harus mudah diingat oleh personil untuk menyelesaikan tujuan spesifik di laboratorium. Karena akan ada banyak SOP yang dibuat untuk mendokumentasikan aspek yang berbeda dari analisis di laboratorium, judul yang jelas menjadi lebih penting. Judul juga harus mengakomodasi kegiatan yang berhubungan, misalnya analisis matrik sampel yang berbeda menggunakan HPLC.
Menentukan personil yang bertanggung jawab
Langkah selanjutnya adalah menentukan dengan jelas personil yang bertanggung jawab dan wewenang yang dimiliki.
Sebagai contoh, SOP yang berkaitan dengan HPLC mungkin harus menyatakan bahwa analis bertanggung jawab untuk mengecek system suitability, memastikan kinerja instrument dan melakukan analisis.
SOP harus menjelaskan siapa yang harus mereview hasil analisisis dan menandatangani hasil. SOP yang efektif juga menulis bagaimana menyelesaikan beberapa permasalahan yang mungkin timbul ketika melakukan aktifitas.
Menentukan tanggal penerbitan, penulis dan penanda tangan
Dokumen harus mentapkan dengan jelas siapa yang menulis SOP dan kapan prosedur diterbitkan. Jika ada pertanyaan terkait aktifitas, penting untuk mengetahui siapa yang mengembangkan prosedur untuk melakukan kaji ulang pada dokumen tersebut.
Untuk kesesuaian dengan standar, penting untuk mengetahui prosedur persetujuan proses pada pembuatan SOP. Rantai persetujuan harus didokumentasikan untuk menjamin hanya SOP yang sudah disetujui yang digunakan di laboratorium.
Menentukan pelaksanaan kaji ulang dokumen
Proses di laboratorium akan berubah seiring dengan waktu dan pengembangan lebih lanjut. Laboratorium harus menetapkan waktu untuk pembuat SOP untuk melakukan kaji ulang pada SOP yang sudah dibuat berdasarkan informasi terbaru. Melakukan pengembangan dan kaji ulang pada SOP harus menjadi bagian dari budaya perusahaan.
Laboratorium harus menyusun waktu pelaksanaan untuk melakukan kaji ulang pada seluruh SOP yang dimiliki, termasuk pelaksana dan potensi masalah baru. Pastikan dokumen yang sudah dirubah tidak digunakan lagi di laboratorium.
Menentukan langkah langkah untuk pencapaian tujuan
Bagian SOP akan mendokumentasikan langkah langkah penting untuk mencapai tujuan aktivitas. Langkah langkah ini harus disusun dalam bahasa yang mudah dipahami sehingga personil baru bisa mengikuti dengan aman dan benar.
Lankah langkah aktifitas harus dimulai dari awal yang normal sampai ke akhir aktifitas yang normal.
Pada banyak laboratorium, mungkin terdapat SOP yang berkelanjutan untuk melakukan satu aktifitas secara penuh, misalnya untuk melakukan analisi pengujian, proses mungkin dilakukan dengan menggunakan SOP pengambilan contoh uji, SOP penanganan contoh uji, SOP penggunaan instrument dan SOP analisisis. Setelah selesai analisis, personil akan memerlukan SOP pembuatan laporan, dan SOP pemastian keabsahan hasil.
Memastikan keamanan prosedur
Beberapa laboratorium akan memasukkan informasi keamanan langsung pada SOP, beberapa lainnya menuliskan pada dokumen terpisah. Sangat penting untuk mensosialisasikan informasi risiko dan keselamatan kerja untuk seluruh personil laboratorium yang bekerja di laboratorium. Jika informasi keamanan dan keselamatan kerja tersedia pada dokumen yang terpisah, dokumen ini harus dirujuk pada semua SOP yang dibuat.
Jika informasi keamanan dan keselamatan kerja, laboratorium harus mendokumentasikan identifikasi potensi bahaya dan menuliskan tindakan penanganan agar personil laboratorium bisa melakukan aktifitas dengan aman. Dokumen keselamatan kerja ini harus merujuk pada hirarki keamanan dan penggunaan alat pelindung diri yang tepat.
Menuliskan informasi tambahan
Masukkan daftar pustaka atau referensi pembuatan pada SOP. Informasi lain yang bisa ditambahkan adalah SOP terkait yang dibutuhkan.
Daftar pustakan dan referensi membuat personil laboratorium lebih mudah dalam mencari informasi terkait yang membantu mereka melakukan prosedur dengan lebih baik dan lebih aman.