Apakah dokumen di laboratorium anda sudah disusun dengan benar? Kenapa kita harus menyusun dokumen di laboratorium ?
“ Tulis yang anda kerjakan, Kerjakan yang anda tulis ”
Klausul 8.1.1. SNI ISO/IEC 17025:2017 menyatakan Laboratorium harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang mampu mendukung dan menunjukkan pencapaian konsisten dari persyaratan dokumen ini dan memastikan mutu hasil laboratoriumnya
Langkah kedua setelah kita menetapkan sistem manajemen di laboratorium adalah mendokumentasikannya sesuai standar penyusunan dokumen. Standar apa yang bisa kita gunakan dalam penyusunan dokumen di laboratorium?
Rujukan Penyusunan Dokumen di Laboratorium
Berikut adalah beberapa rujukan yang bisa digunakan dalam penyusunan dokumen di laboratorium
- 1.ISO 10013:2021 Quality Management System – Guidance for documented information
- SNI ISO/IEC 17025:2017 Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian Dan Laboratorium Kalibrasi.
Sesuai ISO 10013:2021 terdapat 8 hirarki dokumen di laboratorium yang harus kita buat, yaitu:
a.Kebijakan laboratorium
b.Sasaran Laboratorium
c.Manual Laboratorium
d.Prosedur
e.Alur proses
f.Instruksi Kerja
g.Formulir
h.Rekaman
Catatan : Penyusunan 8 dokumen ini bisa dipelajari pada Workshop Penyusunan Dokumen SNI ISO/IEC 17025:2017 yang dilaksanakan secara berkala oleh LabMania Indonesia.
Salah satu pendekatan baru yang bisa kita gunakan dalam penyusunan dokumen di laboratorium adalah Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) No 200 Tahun 2016 Bidang analisis kimia yang merupakan SKKNI paling update di bidang analisis kimia.
Pembuatan dokumen pada laboratorium dapat merujuk pada Unit Kompetensi M.749000.129.01 Menyusun Dokumentasi Laboratorium Analisis Kimia.
Dalam unit kompetensi tersebut, terdapat 3 langkah yang harus dilakukan dalam menyusun dokumentasi di laboratorium.
1. Menyiapkan dokumentasi
- Menyiapkan prosedur pengendalian dokumen
- Menyiapkan dokumen dan rekaman sesuai prosedur pengendalian dokumen
- Menyiapkan daftar induk dokumen
- Mengelompokkan dan mendistribusikan dokumen sesuai prosedur
2. Menyimpan dokumen
- Menyiapkan tempat penyimpanan dokumen
- Menyimpan dokumen dan rekaman tercetak secara teratur di tempat yang sesuai
- Menyimpan dokumen berbentuk berkas komputer dalam bentuk original dan duplikat
- Memastikan pengguna dapat mengakses dokumen terkendali di lokasi
- Mencatat dokumen tersimpan di dalam daftar induk dokumen
3. Merawat dokumen
Merawat dokumen dan rekaman untuk jangka waktu tertentu sesuai sifat dan fungsi dokumen atau rekaman bersangkutan
Klausul 8.4.2 SNI ISO/IEC 17025:2017 Laboratorium harus menerapkan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cadangan, arsip, pengambilan, waktu retensi, dan pemusnahan rekamannya. Laboratorium harus menyimpan rekaman selama periode yang konsisten dengan kewajiban kontraktualnya. Akses pada rekaman ini harus konsisten dengan komitmen kerahasiaan, dan rekaman harus tersedia dengan mudah
Menyesuaikan teknik perawatan dokumen dengan sifat fisik dokumen bersangkutan, hard copy atau soft copy
Menarik dokumen dan rekaman kadaluarsa sesuai prosedur pengendalian dokumen
Klausul 8.3.2 SNI ISO/IEC 17025:2017 penggunaan dokumen kadaluwarsa yang tidak disengaja dicegah, dan identifikasi yang sesuai diterapkan jika dokumen tersebut disimpan untuk tujuan apa pun
Bagaimana cara menyusun Prosedur Pengendalian Dokumen ?
Silahkan daftar pada Webinar LabMania Indonesia “Panduan Menyusun 3 SOP Penting Pertama Di Laboratorium Dalam 2 Jam Tanpa Ribet Sesuai SKKNI Terbaru”
Webinar ini akan membantu anda dalam menyusun 3 SOP Penting Pertama di Laboratorium, yaitu :
1.Prosedur Pengendalian Dokumen
2.Prosedur Pengelolaan Peralatan Laboratorium
3.Prosedur K3 Laboratorium